Bei städtischen Bauprojekten seien immer wieder und teilweise enorme Baukostenüberschreitungen zu beobachten. Gleichzeitig werde die Verfahrensdauer städtischer Bauprojekte, einschließlich der damit zusammenhängenden Vergabeverfahren, regelmäßig als zu lang und zu aufwändig eingestuft. Stadtdirektor Guido Kahlen habe mit den Organisationsspezialisten der Verwaltung dazu eine Verwaltungsvorlage entwickelt, die ab heute, Montag, 30. Januar 2012, in den Ratsgremien diskutiert werden soll. Die Verwaltung schlage dem Rat in der Vorlage „Beschleunigung städtischer Bauprojekte und Vergabeprozesse – Geschäftsprozessoptimierung“ eine Kombination aus verwaltungsinternen Maßnahmen und Maßnahmen zur Beschleunigung der politischen Beratung und Beschlussfassung vor.
Das nun vorliegende Maßnahmenpaket setze an den Problempunkten an und greife dabei die Erfahrungen aus dem Konjunkturprogramm II auf. So hätten von der Verwaltung dabei 226 Projekte – überwiegend Baumaßnahmen – innerhalb von zwei Jahren begonnen oder bereits abgeschlossen werden, um die Fördermittel in Höhe von 100.321.827 € zu verwenden. Diese positiven Erfahrungen würden seit Jahresbeginn weiter umgesetzt und die verwaltungsinternen Optimierungen weiter vorangetrieben. Insbesondere solle ein besseres Projektmanagement eingeführt werden. Bereits in einer frühen Phase der Projekte würden sowohl Anforderungs-, Kosten- und Projektmanagement miteinander verknüpft, um frühzeitig Fehlerquellen oder Störungen zu erkennen. Als Ziel formuliert Stadtdirektor Guido Kahlen:„Im Ergebnis besser und schneller werden, weil mehr Zeit in die Zielerarbeitung und Projektvorbereitung gesteckt wird – sogenanntes Frontloading.“
„Störfallregelungen“ werden fester Bestandteil
Neben der Reduzierung von Fehlerquellen durch die qualitative Verbesserung und inhaltliche Ausgestaltung der Leistungsverzeichnisse, sollen „Störfallregelungen“ als Bestandteile eines qualifizierten Vertrags- und Nachtragsmanagements festgelegt werden. Gleichzeitig würden die Schnittstellen zwischen den Bauämtern und dem Zentralen Vergabeamt verbessert und die geltenden Vergaberichtlinien überarbeitet. Mit der Einführung des Vergabemarktplatzes(VMP) Ende September 2011 habe die Verwaltung bereits einen wichtigen Schritt zur IT-Unterstützung der Vergabeprozesse getan. Hierdurch sei es nun möglich, Ausschreibungen über eine Internet-Plattform zu veröffentlichen. Den registrierten, potenziellen Bietern sei es nun möglich, sich über interessante Angebot zu informieren – oder sich über einen Nachrichtenservice informieren zu lassen, die Angebotsunterlagen dort herunterzuladen, gegebenenfalls Fragen im Zusammenhang mit der Ausschreibung zu stellen und Angebote online abzugeben.
Parallel habe die Verwaltung für den internen Prozess eine Lösung zur elektronischen Abwicklung von Vergabeverfahren und der Einführung der elektronischen Vergabeakte (e-Vergabeakte) auf der Basis einer Teamplattform entwickelt. Damit werde das Verfahren der Vergaben papierlos, einfacher, schneller und biete gleichzeitig ein hohes Maß an Transparenz. Auch das Rechnungsprüfungsamt sei in diesen Prozess eingebunden und könne sich jederzeit über laufende oder bereits abgeschlossene Verfahren informieren. Gestartet wurde das neue Verfahren mit dem Amt für Straßen- und Verkehrstechnik. Das Verfahren soll sukzessive auf die übrigen Dienststellen ausgeweitet werden, so dass die mit Baumaßnahmen beschäftigen Dienststellen – insbesondere die Gebäudewirtschaft – voraussichtlich noch im 1.Halbjahr 2012 – ihre Vergaben ausschließlich elektronisch abwickeln können.
Wertgrenzen heraufsetzen und Beschlüsse zusammenfassen
Zur Beschleunigung der politischen Beratung und Beschlussfassung schlage die Verwaltung vor, die städtischen Wertgrenzen zur Einbindung der politischen Gremien nach dem Vorbild des Konjunkturpaktes II dauerhaft heraufzusetzen und die notwendigen, politischen Beschlüsse zusammenzufassen bzw. zu reduzieren Des Weiteren schlage sie den Verzicht auf politisch nicht beeinflussbare Entscheidungen vor: Wird ein formelles Vergabeverfahren durchgeführt, würde damit eine „gebundene Entscheidung“ geschaffen. Aus rechtlichen Gründen sei ausschließlich nur eine rechtsfehlerfreie Entscheidung möglich. Demnach seien Vergabevorbehalte ebenso wie zusätzliche Vergabebeschlüsse grundsätzlich entbehrlich. Dabei würden die Regelungen zur Korruptionsprävention vollständig erhalten bleiben.
Der Aufbau einer IT-gestützten Informationsplattform solle insbesondere den politischen Vertretern jederzeit die Möglichkeit geben, sich über den Planungs- und Baufortschritt sowie den Zeit- und Kostenrahmen einer Baumaßnahmen zu informieren. Stadtdirektor Guido Kahlen sei überzeugt: „Mit diesem Maßnahmenpaket können wir die Planung und Durchführung von Bauprojekten, bei höherer Transparenz, beschleunigen und qualitativ verbessern, ohne Sicherheitsstandards zur Korruptionsprävention aufzugeben.“
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