Beide hatten sich seit dem Einsturz des Archivs persönlich stark für die Rettung der Archivalien eingesetzt. Als Vertreter der Gründungsstifter sind im Kuratorium tätig Kölns Oberbürgermeister Jürgen Roters, NRW-Ministerpräsidentin Hannelore Kraft und Joachim Kardinal Meisner für das Erzbistum Köln. Weiterhin gehören dem Gremium an Prof. Dr. Robert Fuchs, Geschäftsführender Direktor des Instituts für Restaurierungs- und Konservierungswissenschaft der Fachhochschule Köln, Prof. Dr. Wilfried Reininghaus, Präsident des Landesarchivs Nordrhein-Westfalen, Ulrike Lubek, Direktorin des Landschaftsverbandes Rheinland, Isabel Pfeiffer-Poensgen, Generalsekretärin der Kulturstiftung der Länder, Christine Merkel, Leiterin des Fachbereichs Kultur bei der Deutschen UNESCO Kommission und Burkhard von der Mühlen, Vorsitzender des Fördervereins "Freunde des Historischen Archivs der Stadt Köln".
Das Kuratorium überwacht als unabhängiges Kontrollorgan die Beachtung des Stifterwillens durch den Vorstand. Dazu gehört insbesondere auch die Bestellung und Abberufung von gewählten Mitgliedern des Vorstandes. Dementsprechend stellte das Kuratorium als erste Amtshandlung fest, wie sich der operativ tätige Vorstand zusammensetzt.
Auch im Vorstand sind die Gründungsstifter vollzählig vertreten: als stellvertretender Vorsitzender Kulturdezernent Prof. Georg Quander für die Stadt Köln, Peter Landmann für das Land Nordrhein Westfalen, Christian Drägert für die evangelische Kirche im Rheinland und Dr. Ulrich Helbach für das Erzbistum Köln. Ein geschäftsführender Vorstandsvorsitzender ist satzungsgemäß noch von den vier Gründungsstiftern zu berufen. Das Kuratorium rechnet damit, bis Ende Dezember 2010 einen Kandidaten benennen zu können.
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